Nous recevons souvent des cahiers des charges très détaillés rédigés par des consultants dans le cadre de la séléction d'un ERP.
Des avantages certains
- Identification claire des besoins et attentes de l'entreprise en termes de fonctionnalités et de modules spécifiques requis. Cela aide à sélectionner un système qui répondra le mieux aux exigences de la société.
- Possibilité de comparer plusieurs solutions disponibles sur le marché en fonction de critères spécifiques. Cela facilite la sélection d'un ERP qui répondra le mieux aux besoins de l'entreprise en termes de fonctionnalités, de coûts, de support technique, etc.
- Fourniture d’un cadre d'évaluation objectif pour les prestataires et éditeurs. Permet de mesurer leur capacité à répondre aux exigences spécifiques de l'entreprise et de sélectionner celui qui offre la meilleure adéquation avec les besoins.
Mais aussi de gros inconvénients
- L'utilisation d'un cahier des charges peut limiter les options disponibles pour le choix de l’outil de gestion. Si les exigences sont trop spécifiques ou restrictives, cela peut restreindre le nombre de fournisseurs capables de répondre à ces exigences, limitant ainsi le choix de l'entreprise.
- Les besoins d'une entreprise peuvent évoluer au fil du temps en raison de changements internes ou externes. Un cahier des charges trop rigide peut ne pas prendre en compte ces évolutions et rendre difficile l'adaptation de l'ERP aux nouveaux besoins de l'entreprise. Trop souvent, le cahier des charges décrit le passé de l’entreprise et ne permet pas de se projeter. De plus, les grilles de sélection (jusqu'à 700 lignes !) sont souvent des copier-coller réutilisés par les consultants d’une étude à l’autre. Et ceci amène parfois de grosses incohérences comme je l’ai vu sur des dossiers sur lesquels nous avons répondu dernièrement.
- L'élaboration d'un cahier des charges détaillé nécessite du temps, des ressources et des compétences spécifiques. L’évaluation des fournisseurs, l'analyse des propositions et la négociation des contrats peuvent entraîner des coûts importants pour l'entreprise. Les coûts comprennent le temps passé par le consultant, le temps passé par les collaborateurs, le temps passé par les prestataires. Le temps total passé par ses différents acteurs peut parfois dépasser le coût total de réalisation du projet.
Chez Auguria, nous pensons qu’il faut partir d’une expression de besoins simple décrivant les enjeux. Celle-ci permet au couple éditeur/intégrateur de se positionner et de proposer une démonstration. Si celle-ci est concluante et indique une bonne couverture des besoins, il est toujours temps de faire une proposition. Notre démarche d’intégration propose une étape d’initialisation qui permet de détailler précisément les véritables besoins et le calendrier de réalisation.